Ви заплуталися у великому обсязі паперів, не можете вчасно знайти потрібний документ і боїтеся візиту податкової? Значить, вам потрібно грамотно організувати роботу з документами у своїй компанії. У цьому можуть допомогти спеціалізовані організації – робота з документами в архіві на цьому сайті організується у відповідності з усіма вимогами законодавства та документообігу. Які ж етапи необхідно пройти, щоб ваш архів став по-справжньому організованим? В першу чергу всі папери треба відсортувати за терміном зберігання. Ті, що підлягають знищенню, так як термін зберігання закінчився, утилізуються одним з трьох способів: шредированием (це найбільш екологічний спосіб), шляхом спалювання або хімічної обробки. При цьому організація, яка відповідає за утилізацію паперів, зобов’язується забезпечити вам повну конфіденційність, а за всім процесом можуть спостерігати ваші співробітники – будучи присутнім особисто або через web-камери. Про знищення паперів складається відповідний акт.

Ті документи, які залишаються на зберіганні, необхідно відсортувати так, щоб по них можна було легко здійснювати пошук в разі потреби: по даті, відділу, співробітнику або іншим зручним для вас критеріям. При цьому важливо зробити це не один раз, а створити таку систему документообігу, з якої буде зручно працювати постійно: вносити нові документи, своєчасно вилучати і знищувати застарілі. Якщо цього не зробити, через якийсь час архів знову повернеться до вихідного стану. Бажано створити зручну систему пошуку по архіву, яка дозволить в найкоротші терміни знайти потрібний документ.

Значно полегшити роботу з паперами допоможе організація електронного архіву. У зв’язку з екологічною ситуацією в світі ця послуга набирає обертів, адже все більше компаній хочуть повністю або частково відмовитися від зберігання документації саме в паперовому вигляді. Для створення електронного архіву всі документи скануються (сучасні промислові сканери дозволяють робити це швидко), розпізнається і індексують їхній зміст, а після цього настроюється система пошуку на необхідним критеріям. Можна також обмежувати права доступу до документації різним співробітникам. Таким чином, звернення в спеціалізовану архівну компанію допоможе вам зробити роботу з документами простіше, зменшити час на пошук необхідних паперів та зекономити на їх обробці та зберіганні.