Сучасний бізнес – це не тільки виробництво та реалізація продукції, але і постійне спілкування з діловими партнерами, клієнтами і навіть конкурентами. Підприємцям доводиться щорічно відвідувати і організовувати масу заходів – тематичні виставки, наукові конференції, переговори, тренінги. Для всього цього багато чого потрібно, починаючи від місця проведення зустрічі і закінчуючи розміщенням гостей у готелях. Сьогодні ми поговоримо про те, як правильно вибрати конференц-зал. Це важливий момент, оскільки від нього багато в чому залежить успіх запланованої події і репутація організаторів.

Перше, на що треба звернути увагу – площа приміщення. Безглуздо збирати 10 осіб в місці, яке вміщує кілька тисяч. Це, по-перше, дорого, а по-друге – контрпродуктивно. Запорука успіху заходу – створити у присутніх «ефект присутності». Кожен чоловік повинен залишитися з відчуттям, що його помітили, вислухали і зрозуміли. Тому для проведення невеликої презентації, наприклад, вибирайте конференц-зал, розрахований на розміщення 15-30 осіб. У цьому випадку кожен присутній без будь-яких проблем зможе побачити і почути призначену для нього інформацію. А в тому випадку, коли підприємство планує зібрати в одному місці представників своїх численних філій, то йому необхідно орендувати містке приміщення осіб на 100 і більше. В наш час оренда конференц-залів у Києві чи інших містах доступна будь-якому бізнесмену, так як на ринку комерційної нерухомості є різні пропозиції – дешеві і дорогі, елітні і стандартні, для малих фірм і великих корпорацій.

Другий момент, на які треба дивитися – місце розташування приміщення. Практика показує, що успішна організація заходу багато в чому залежить від місця його проведення, яке повинно бути зручно і для організаторів, і для людей, які планують його відвідати.

Зручний конференц-зал підбирайте за такими критеріями:

  • близькість до центру міста;
  • наявність вільних паркувальних місць;
  • мінімальна віддаленість від автовокзалу, аеропорту, або ЖД-станції;
  • наявність поруч хороших місць громадського харчування (кафе, ресторанів, барів).

Загалом, збиратися треба лише там, де буде максимально комфортно для всіх.

Тепер перейдемо до питання оснащення конференц-залу. Бажано, щоб приміщення було обладнано за сучасними стандартами, які включають: хороший ремонт, красиві і зручні меблі, кондиціонер і систему клімат-контролю, трибуну для виступу. Технічне оснащення теж має бути «на висоті». Сюди треба віднести наявність Wi-Fi, сейфів, монітори для трансляції відео проектора, системи звуку, мікрофонів і т. д.